Датой письма является дата его подписания, которая должна совпадать с датой регистрации исходящей корреспонденции в службе делопроизводства. Основным реквизитом служебного письма является текст, который, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывается причина, основание или обоснование подготовки письма или приводятся ссылки на документы, которые были основанием для его составления. Вторая часть включает выводы, предложения, просьбы, решения и т. п., которые размещаются с абзаца. Как правило, в письме затрагивается один вопрос. Текст письма излагается от первого лица множественного числа с использованием слов: «просим сообщить…» «разъясняем, что…» или от третьего лица единственного числа — «министерство информирует…», «управление считает целесообразным». Служебное письмо должно быть оформлено безупречно.

Оформляем письма по госту

Дата и номер После того как исходящий документ было подписан, на него проставляется дата. Дата может иметь формат 17.05.2018 или 17 мая 2019 г. В случае, когда дата указывается в документе несколько раз, рекомендуется выдерживать единый стиль написания.


Присвоение регистрационного номера происходит в соответствии с той системой регистрации исходящей документации, какая принята в организации, и только после подписания документа. Номер регистрации состоит из порядкового номера документа, который может быть дополнен индексом дела или буквами. Важно отметить, что регистрация исходящего документа облегчает обработку почтовой корреспонденции как вам, так и вашему получателю.
При ответе на полученную служебную корреспонденцию необходимо оформление реквизита «ссылка на регистрационный номер и дату запроса». В этом случае в ответном письме указывают дату и номер полученного.

Пример служебного письма

Бланк конкретного вида документа включает (Пример 8): • реквизиты: 01 – «Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)»; 02 – «Эмблема»; 03 – «Товарный знак (знак обслуживания)»; 05 – «Наименование организации – автора документа»; 06 – «Наименование структурного подразделения – автора документа»; 07 – «Наименование должности лица – автора документа»; 09 – «Наименование вида документа»; 13 – «Место составления (издания) документа»; • реквизиты, для которых на бланках проставляются ограничительные отметки для границ зон: 10 – «Дата документа»; 11 – «Регистрационный номер документа»; 16 – «Гриф утверждения документа»; 17 – «Заголовок к тексту». Бланк письма должностного лица должен содержать реквизит 07 «Наименование должности лица – автора документа».

Реквизиты служебного письма

Нормативными правовыми актами организации устанавливаются виды применяемых бланков и их разновидности (бланк письма структурного подразделениях, бланк письма должностного лица, бланк приказа, бланк распоряжения, бланк протокола и др.). Образцы бланков документов приведены в Приложении Б. Состав видов бланков не изменился. Однако появилось положение о том, что перечень видов бланков, применяемых в организации, должен быть закреплен в локальном нормативном акте (ЛНА) организации.

Это может быть инструкция по делопроизводству организации или приказ руководителя, которым одновременно утверждаются виды применяемых бланков и их образцы (макеты). СОСТАВ И РАСПОЛОЖЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ БЛАНКОВ 6.7 Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме делового (служебного) письма.

Как изменится оформление документов по новому гост

Инфоinfo
РАЗРАБАТЫВАТЬ НОВЫЕ БЛАНКИ ИЛИ НЕТ? ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! В связи с вступлением в силу нового ГОСТ организации не обязаны вносить изменения в бланки документов, если в этом нет необходимости. Если организация все же примет решение о разработке новых бланков, то алгоритм действий может быть таким: 1. Руководитель организации поручает службе делопроизводства разработать новые образцы (макеты) бланков.

2. Служба делопроизводства организует разработку макетов (образцов) бланков документов (разрабатывает самостоятельно или прибегает к услугам специализированной организации). 3. Руководитель организации утверждает приказом новые образцы бланков со следующей формулировкой: Если в это же время разрабатывается инструкция по делопроизводству, новые образцы бланков можно включить в инструкцию. 4.

Письма

Вниманиеattention
Служебное письмо – это обобщенное название различных документов, которые служат средством обмена информацией между организациями. Служебные письма выделяются по способу передачи – почтовой пересылкой, в том числе и по электронной почте. Из статьи вы узнаете:

  • как составлять служебные письма
  • как оформлять служебные письма
  • несколько рекомендаций к стилистическому оформлению текста служебного письма :

Служебные письма составляют наибольший объем – до 80% – входящих и исходящих документов организации.


Таким образом, правильность оформления служебных писем напрямую влияет на формирование делового имиджа, и правильности их оформления нужно уделять особе внимание. Служебные письма составляются по различным поводам, возникающим в деятельности организации. Отсюда возникает их содержательное разнообразие.

Оформить служебное письмо образец. служебное письмо

Важноimportant
Он может внести какие-то уточнения или разъяснения по теме.

  • Утверждение его руководителем.
  • Окончательное оформление и подписание документа.
  • Регистрация письма.
  • Отправка корреспонденции получателю.
  • Только пройдя все эти этапы, письмо, достигнув адресата, сможет выполнить возложенную на него миссию. Обязательный регламент Чтобы оформить служебное письмо, необходимо учесть, что первая его страница обязательно печатается на специальном бланке. Для остальных можно использовать обычные чистые листы формата А4.

Здесь нужно помнить, что само текстовое поле имеет свои границы: верхнее и нижнее составляют 2 сантиметра, левое – 3,5 сантиметра, правое – 1 сантиметр. Не стоит нарушать стандартные размеры, чтобы уместить информацию на одном листе. Лучше соблюсти все нормы и просто добавить дополнительную страницу.

Гост р 7.0.97-2016 о бланках документов

  • Иметь возможность заранее централизованно заготовить стандартные бланки, уменьшая при этом необходимость выполнять часть работы вручную.
  • Облегчить и сократить по времени визуальный поиск информации.
  • Расширить возможности обработки писем с помощью вычислительной и иной техники.
  • Так, для обычного делового письма используется 30 стандартных реквизитов, которые расположены в одиннадцати обязательных зонах:
  • эмблемы и герба;
  • автора;
  • исходных данных;
  • заголовка;
  • утверждения;
  • адресата;
  • резолюции;
  • текста;
  • подписей и приложений;
  • согласования и заверения;
  • отметок.

Размещение информации в определенных секторах дает возможность специалистам лучше ориентироваться в документе, а обычным пользователям облегчает процесс его составления.

Служебное письмо (образец)

Если учесть все эти моменты, то оформление служебных писем, в принципе, не составит особого труда. Порядок изложения Чтобы документ был правильно составлен, необходимо учесть определенную очередность изложения в нем информации. Для примера можно рассмотреть вариант, как написать служебное письмо-ответ.
Для начала необходимо запомнить, что, по правилам этикета, реагировать на информацию надо в течение суток с момента ее получения. Если же речь идет об электронном сообщении, то оптимальное время составит не более двух часов. В случае, когда придерживаться такого правила не представляется возможным, лучше направить партнеру соответствующее сообщение.


Само письмо, по сути, будет состоять из двух частей:

  1. Вводная. Отправитель излагает тему, причину и основания его написания. Здесь можно сослаться на нормативные акты, которые по закону служат основанием для предоставления ответа.

Правила оформления писем по делопроизводству образец

В целях скорейшего решения вопроса… Учитывая (долговременный и плодотворный характер наших деловых связей)… В целях выполнения распоряжения… / обеспечения безопасности прохождения груза… Для согласования вопросов… Ввиду задержки получения груза… В соответствии с достигнутой ранее договоренностью… На основании нашего телефонного разговора… / устной договоренности… Согласно протоколу о взаимных поставках… / постановлению правительства… и т. п. В связи с обращением в наш адрес… 2. Доказательства – в этой части обосновывается содержание письма.
3.

Заключение – здесь излагаются требования, просьбы, предложения, выводы и т.д. Также возможны служебные письма, состоящие из одной заключительной части, без предварительных объяснений. Служебное письмо должно содержать информацию только по одному вопросу.

Порядок действий Составление служебных писем входит в обязанности делопроизводителей, секретарей или иных сотрудников, на которых возложены эти обязанности. Принимаясь за работу, они должны придерживаться в своих действиях определенной последовательности. Процесс составления такого документа обычно проходит следующие этапы:

  1. Тщательное изучение обстоятельств данного вопроса.

    Необходимо полностью владеть ситуацией, чтобы правильно оценить возможные пути ее решения.

  2. Составление проекта письма. Здесь необходимо учесть все изложенные выше требования.
  3. Согласование подготовленного текста. Иногда его приходится редактировать с учетом замечаний руководителя.

Образец служебного письма по новому госту

Этот реквизит также используется в бланках распорядительных документов (распоряжений, приказов), издаваемых руководителями субъектов Российской Федерации и главами муниципальных образований (например, бланки распоряжений губернаторов, распоряжений глав городов, районов и др. муниципальных образований). Его применяют и в бланках распорядительных документов (распоряжений), издаваемых руководителями самостоятельных структурных подразделений организаций, если руководитель структурного подразделения наделен таким правом (Пример 9). Бланк конкретного вида документа структурного подразделения должен содержать реквизит 06 «Наименование структурного подразделения – автора документа» (Пример 10).
ВАЖНО! В стандарте приведен максимально возможный перечень реквизитов для каждого вида бланков документов.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *