Одобренные годовые разделы направляются на рассмотрение архивного учреждения в соответствии со сроками, установленными графиком представления описей дел на рассмотрение ЭПК архивного учреждения, но не позднее чем через 2 года, а центральным архивом министерства, ведомства Российской Федерации (центральным отраслевым архивом при министерстве, ведомстве Российской Федерации) — через 4 года после завершения делопроизводством дел, включенных в раздел. Представляются 4 его экземпляра. После утверждения годового раздела ЭПК архивного учреждения раздел утверждается руководителем организации, затем первый экземпляр годового раздела сводной описи в качестве контрольного передается в государственный архив, остальные остаются в организации. 3.7.15.

3.7. составление и оформление описей дел 

Несколько годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения или один годовой раздел, число заголовков дел в которых достигло четырехзначной цифры, считаются законченной архивной описью. В организациях с небольшим объемом ежегодно образующихся дел постоянного хранения (до 200 дел) опись считается законченной, если в нее включены годовые разделы сводных описей дел постоянного хранения за 5 лет.

3.7.16. Каждой законченной описи присваивается номер. 3.7.17. Законченная опись имеет самостоятельную нумерацию заголовков дел, к ней составляются итоговая запись и заверительная надпись.
Итоговая запись и заверительная надпись (приложение 13) к законченной описи составляются так же, как к годовому разделу сводной описи дел. При этом заверительные надписи, составленные к годовым разделам сводных описей дел, изымаются.
3.7.18.

Как правильно составить опись предоставляемых документов

После одобрения раздела ЦЭК (ЭК) он подлежит согласованию с ЭПК соответствующего архивного учреждения и утверждению руководителем организации. Порядок составления и оформления законченной описи дел по личному составу аналогичен порядку, указанному в пп.

3.7.16 — 3.7.20. Форма титульного листа к законченной описи дел по личному составу идентична форме титульного листа к законченной описи дел постоянного хранения (приложение 14). Порядок составления и оформления описи на каждую разновидность специфических для данной организации документов (научные отчеты, тексты программ радио- и телепередач и т.п.), а также на служебные ведомственные издания определяется в зависимости от сроков их хранения по аналогии с порядком составления и оформления описей дел постоянного и временного хранения.
Дела систематизируются в годовых разделах сводных описей с учетом специфики документов. 3.7.24.

Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде

По этим описям документы передаются в архив. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел организации, которую готовит архив и по которой он сдает дела на постоянное хранение. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (приложение 12) в трех экземплярах и представляются в архив организации через год после завершения дел в делопроизводстве.

3.7.3. Описательная статья описи дел структурного подразделения включает в себя следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела; даты дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела. 3.7.4.

Внутренняя опись документов дела

В годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения включаются заголовки дел, отложившихся в течение года в деятельности структурных подразделений. Порядок внесения заголовков дел в годовой раздел аналогичен порядку, указанному в пп.
3.7.4, 3.7.6 — 3.7.9.

Инфоinfo
Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения составляется по установленной форме (приложение 2). Порядок заполнения граф описи, нумерации заголовков дел раздела, составления итоговой записи и заверительной надписи к разделу аналогичен порядку, указанному в пп.

3.7.7 — 3.7.9, 3.7.17.
Важноimportant
Систематизация заголовков дел в годовом разделе сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения соответствует систематизации заголовков дел в сводной номенклатуре дел за этот же год. При необходимости к годовому разделу этой описи составляются оглавление, список сокращенных слов (см.

п. 3.7.10).

An error occurred.

Готовится опись на обычном листе бумаги, не нужно использовать для нее никаких бланков, надписывать наименование организации и т.д. Вся справочная информация содержится на титульном листе дела.

В целом таблица не сложная: (картинки кликабельны)

  • № п/п – порядковый номер записи (=документа, который мы описываем);
  • регистрационный индекс документа – номер документа,
  • дата есть дата;
  • заголовок – вспоминаем реквизит «Заголовок к тексту документа»: отвечает на вопрос «О чем?», представляет собой краткое содержание документа;
  • номера листов дела – ссылка на то, какие листы дела занимает этот документ: 5, 30 – 34 или 1 – 250;
  • примечание – прочая информация, например, то, что этот документ в деле – электронный или представлен в виде копии.

Под таблицей указывается общее количество документов в деле.

Составляем опись дел

Вниманиеattention
ЦЭК (ЭК) организации, а затем утверждается ее руководителем. 3.7.22. Годовой раздел сводной описи дел по личному составу имеет установленную форму (приложение 3).

Порядок заполнения граф, формы описи, нумерации заголовков дел раздела, составления итоговой записи и заверительной надписи к разделу аналогичен порядку, указанному в пп. 3.7.7 — 3.7.9, 3.7.17. 3.7.23. Заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку с учетом следующей последовательности: приказы (распоряжения) по личному составу; списки личного состава; карточки по учету личного состава (при отсутствии отдельной описи личных дел); личные дела (при отсутствии отдельной описи личных дел); лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате); невостребованные трудовые книжки (при отсутствии отдельной описи); акты о несчастных случаях.

Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения составляется по установленной форме (приложение 1). Элементы описательной статьи и порядок внесения заголовков дел в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения, заполнение граф аналогичны элементам и порядку, изложенным в пунктах 3.7.3 — 3.7.4.

Первому годовому разделу сводной описи дел фонда присваивается номер по листу фонда, все последующие годовые разделы числятся за этим номером до образования законченной описи. 3.7.8. Заголовки дел, включенные в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения, нумеруются в валовом порядке. 3.7.9. Заголовки дополнительно обнаруженных дел в зависимости от их количества могут быть внесены в годовой раздел под литерными номерами в соответствии с принятой систематизацией или в конец годового раздела.

Когда должна быть опись в гражданском деле

Если весь том занимает один многостраничный документ, то так и пишем: Итого 1 (один) документ. Особенности оформления внутренней описи В зависимости от того, как скомпонованы документы в деле, их номера во второй графе описи могут идти последовательно или нет.

Приказы по основной деятельности, например, пойдут последовательно: А вот трудовые договоры уволенных работников компонуются по алфавиту. Тогда их регистрационные номера вносятся во внутреннюю опись в том порядке, в каком договоры сшиты в томе.

Фамилии же можно перечислить в графе «Заголовок документа», предварительно изменив ее название, потому что заголовков у трудовых договоров нет: А если сшиваются договоры длительного хранения, каждый из которых имеет собственный заголовок, но при этом дела сформированы в томе по алфавиту контрагентов, то для них можно ввести дополнительную графу: это не запрещено.
В хронологическом порядке подшиваются документы˸ определения, предшествующие судебному заседанию; переписка; определения, вынесенные в ходе судебного заседания; документы, приобщенные судом к делу; предупреждения свидетелей, экспертов, переводчиков, участвовавших в судебном заседании, об ответственности, в случае если оно оформлено на отдельном бланке (приложение N 10); заключения экспертов; протокол судебного заседания; объявленная резолютивная часть решения; решение; копия исполнительного листа. Если заключительный судебный акт выполнен рукописно, в дело подшивается и машинописная ᴇᴦο копия. Дату изготовления решения суда в полном объёме и разъяснение порядка доведения ᴇᴦο до сведения лиц, участвующих в деле, суд сообщает при объявлении резолютивной части принятого решения. Данные сведения вносятся в протокол судебного заседания.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *