Более того, вполне возможно, что подотчетное лицо заполнит отчет сегодня, а передаст его в бухгалтерию завтра. Поэтому совершенно логично, что дата составления отчета и дата его проверки бухгалтером будут разные. В свою очередь, на подпись руководителю отчет может попасть после проверки бухгалтера на следующий рабочий день. Тогда дата утверждения отчета будет также отличаться от предыдущих дат. Даты, проставленные в отчете на всех трех этапах его заполнения, могут не совпадать Здесь главное — чтобы подотчетное лицо вовремя передало заполненный отчет в бухгалтерию, и дата, зафиксированная в расписке, заполненной бухгалтером о получении отчета, вписывалась в сроки, отведенные для его подачи, оговоренные в пп. 170.9.2 и 170.9.3 НКУ. Подробнее о сроках и о последствиях их нарушения см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2013, № 41, с. 7 и 2013, № 22, с. 16.

Авансовый отчет

Вниманиеattention
Высший пилотаж — смета расходов канцтоваров (хозтоваров), утвержденная руководителем фирмы. Это простой расчет «сколько чего фирме требуется». Его можно составить на основании статистики прежних лет (года, квартала, месяца).

Конечно, списать канцелярские и хозяйственные товары можно и без сметы. Но ее наличие показывает, что на фирме учтено все — вплоть до клочка бумаги.

В итоге инспектору будет не так обидно остаться ни с чем. Начальству он может сказать: «С таким учетом что я мог найти?» Подотчетник должен в любое время суток безошибочно назвать размер лимита расчета наличными.

Инфоinfo
Пункт памятки может выглядеть примерно так: «Запрещается выплачивать поставщикам по одному договору более 60 тысяч рублей наличными. Иначе фирму могут оштрафовать на 50 тысяч рублей, директора и главного бухгалтера — на 5 тысяч рублей (ст.

15.1 КоАП)». Это требование относится и к таможенным платежам.

Авансовый отчет по корпоративной карте

Указываем наименование и код структурного подразделения. 5. После этого указываем Ф.И.О. подотчетного лица, его табельный номер и профессию (должность).


6.

Важноimportant
Вписываем назначение аванса. 7. В левой стороне таблицы, расположенной на лицевой стороне формы, указываем размер суммы, полученной из кассы предприятия (либо на банковскую карту). При необходимости указываем размер выданных в валюте денег.

8. Указываем итоговую сумму полученных денежных средств. 9. Указываем сумму, потраченную на хозяйственные нужды предприятия.
10.

Указываем размер остатка. Оборотная сторона. 11. На оборотной стороне бланка в графах 1-6 работник должен перечислить все документы (товарные, кассовые чеки и т. д.), подтверждающие произведенные сотрудником расходы, с указанием затраченных сумм. Документы должны быть пронумерованы согласно порядку их перечисления в авансовом отчете.

Расписка в получении в подотчет

Использование товарных чеков приводит к тому, что наше предприятие платит больше налогов. Поэтому приобретение товаров подтверждайте накладной и счетом-фактурой с выделенным в них НДС».

Особое внимание — чеку кассового аппарата. Без него не принимайте ни товарных чеков, ни накладных, ни квитанций к приходно-кассовым ордерам. Заменой может служить лишь слип, подтверждающий расчет пластиковой картой.

Можно долго рассуждать о том, что чек кассового аппарата не есть «оправдательный документ» и его отсутствие — всего лишь повод для встречной проверки поставщика. Но только если вас уже оштрафовали. Если нет, то дешевле придерживаться требований налоговиков, даже самых абсурдных.

Так, например, некоторые инспекторы настаивают, чтобы в товарном чеке указывали подробную расшифровку купленного.

Оформляем инструкцию для подотчетников

Все эти реквизиты можно найти в законе «О бухгалтерском учете» (п. 2 ст. 9 закона 402-ФЗ). Важно! Форму авансового отчета утверждает руководитель компании. Даже если компания применяет унифицированную форму авансового отчета АО-1, это не отменяет обязанности по утверждении формы. Авансовый отчет по корпоративной карте Для того, чтобы в авансовом отчете можно было отражать операции с использованием корпоративной карты, предусмотреть следует следующие строки:

  1. Остаток средств, выдача карты.
    С этой целью в авансовый отчет добавляют следующие строки, отражающие сумму денежных средств на дату начала использования корпоративной карты:
  • «Остаток на карте», если ранее карту работник не сдавал;
  • «Выдана карта №», если перед выполнением поручения работнику была выдана карта.
  1. Пополнение средств на корпоративной карте.

Заполняем авансовый отчет

Чтобы подстраховаться, включите в памятку такой пункт: «Обобщенные группы приобретенных товаров (канцтовары, хозтовары, запчасти и прочее) должны быть расшифрованы. Если первичный документ (товарный чек или накладная) не содержит исчерпывающего перечня, составьте его самостоятельно на отдельном листе и приложите к авансовому отчету».

Не мешайте налоговику снимать с затрат «нерасшифрованные» расходы. Вам будет о чем написать в разногласиях к акту проверки.

Помните: хотя налоговики и пишут, что проверили фирму сплошным методом, однако конкретный перечень просмотренных документов никто не составляет. То есть вы спокойно можете заявить, что проверяющие не заметили некоторых документов. Это может быть акт на оприходование спорных товаров, составленный и подписанный комиссией из трех сотрудников вашей фирмы (директора, главбуха и, к примеру, завхоза).
При заполнении лицевой стороны бланка сотрудник, получивший деньги под отчет, указывает следующую информацию:

  • наименование организации, выдавшей деньги под отчет;
  • номер и дату документа;
  • наименование структурного подразделения, в котором он работает;
  • ФИО и должность;
  • назначение аванса (хозяйственные нужды, командировка, приобретение материальных ценностей и т.п.);
  • в таблице указываются данные о предыдущем авансе (сумма остатка либо перерасхода), если таковые имеются, сумма выданного аванса и израсходованных денег, а также их остаток либо перерасход (в руб.

Оформление авансового отчета с распиской

Выдача денег под отчет осуществляется на основании приказа руководителя о направлении сотрудника в командировку, завизированного руководителем заявления на выдачу денег. Начиная с 1 января 2002 года, юридическими лицами всех форм собственности, за исключением бюджетных организаций, применяется унифицированная форма авансового отчета № АО-1 (прим. для бюджетных учреждений применяется форма № 0504049). Сначала бланк авансового отчета заполняется в одном экземпляре подотчетным лицом (не позднее трех рабочих дней с момента возвращения с командировки либо истечения срока выдачи денежных средств) и сдается на проверку в бухгалтерию и на утверждение руководителем.
По завершении командировки или по окончании выполнения задания на закупку ценностей за счет средств, выданных под отчет, работнику необходимо оформить и предоставить в бухгалтерию Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет (далее — отчет). Напомним, что с 04.02.2014 г. отчет следует составлять по новой форме, утвержденной приказом Миндоходов Украины от 24.12.2013 г. № 845*. * Отчет в форматах .doc и .pdf можно найти на нашем сайте (www.nibu.factor.ua) в подразделе «Файлы для загрузки» раздела «Справочная». Как в старой, так и в новой форме отчета содержится поле «Розписка». Это поле заполняется и подписывается должностным лицом предприятия, которому подотчетное лицо сдает отчет (как правило, это делает бухгалтер). В расписке указываются Ф.И.О. подотчетного лица, номер и дата отчета, сумма документально подтвержденных расходов, количество прилагаемых документов.

Поэтому по строке «Выдана карта №» следует указать номер выданной карты, а также сумму, которая доступна на карте. Далее в отчете будет заполняться строка по платежному поручению.

То есть нужно будет внести номер и дату платежки, которой на корпоративную карту Петровой были переведены деньги с расчетного счета. После этого указывается итоговая сумма по корпоративной карте, так как при выдаче денег на карте было 0 рублей, то в итоговую сумму вписывается 55 000 рублей (30 000+25 000).

На оборотной стороне авансового отчета Петрова указала номер и дату документа, которым была оформлена покупка оборудования, а также указала его стоимость – 50 000 рублей. Важно! Следует помнить, что при оплате за товар или услугу при помощи корпоративной карты лимит в 100 000 рублей соблюдать не нужно (п. 6 Указаний Банка России №3073-У).

Тем не менее таможенники охотно принимают в свои кассы наличные в крупных размерах. Видимо, из-за того, что о лимитировании расчетов ГТК известил подчиненных очень скромно, через телефонограмму (от 2 апреля 2001 г.

№ ТФ-7905). Другая сложность возникает, если с одним и тем же поставщиком работают несколько подотчетников. В этом случае вы всегда должны быть готовы дать им расшифровку оплаты по отдельным договорам. Однако, если вы будете применять сокращенные проводки типа «дебет 10 кредит 71», бухгалтерская программа не выдаст вам необходимого аналитического разреза. Подотчетные суммы должны проходить через дебет 60, хотя типовая схема корреспонденции и не предусматривает такой проводки. Теоретически налоговики могут обвинить вас за такое самовольство в грубом нарушении методологии бухгалтерского учета.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *